Trang chủ / Mẫu Đơn / Cách viết email tiếng Anh cho dân văn phòng chuyên nghiệp

Cách viết email tiếng Anh cho dân văn phòng chuyên nghiệp

Viết email bằng tiếng Anh là thử thách không dễ dàng đối với nhiều người. Vậy làm thế nào để viết thật chuyên nghiệp, khéo léo để gây ấn tượng với các đối tác, nhà tuyển dụng?

Cách viết email bằng tiếng Anh trong công việc

Email trong công việc luôn đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ trang trọng. Vì thế, bạn cần nhớ viết có đầu có cuối, thận trọng cú pháp. Hãy làm theo các bước sau:

>>> Tải ngay: Mẫu CV tiếng anh phù hợp mọi ngành nghề chuẩn 2020

  • Phần mở đầu – Beginning

Hãy bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận: “Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A”. Tùy vào từng đối tượng gửi mà bạn gửi danh xưng cho phù hợp:

  • Nếu phụ nữ đã kết hôn thì dùng Mrs và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình.
  • Nếu bạn không chắc chắn là người phụ nữ đã có gia đình hay chưa có thể viết: “Dear Sir/ Dear Madam” cũng không kém phần trang trọng.
  • Phần nội dung chính – Body
  • Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó như khách hàng đang hỏi về sản phẩm của công ty của mình. Bạn có thể viết: Thanks for contacting ..(tên công ty).
  • Nếu bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của mình có thể viết: I am very happy to receive your email. Việc bạn cảm ơn hoặc rất vui khi nhận được email sẽ làm người đọc cảm thấy được trân trọng và thể hiện phong cách lịch sự.
  • Tiếp theo là phần nội dung chính của email: Bạn hãy viế email bằng tiếng Anh một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Hãy trả lời được các câu hỏi sau:

+ Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin: Making a request/ asking for information. Chẳng hạn như:

“Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available. (Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mại hiện có)”

+ Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin: Offering help/ giving information

We are willing to arrange another meeting with the manager. (Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)

+ Phàn nàn: Complaining

We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)

+ Thư xin lỗi: Apologizing

We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)

+ Đính kèm tệp: Attaching files

         Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)

  • Phần kết thúc – Ending

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:

Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you soon. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn. Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn)

Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.

Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ        

Mẹo viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng bạn cần biết

Để thể hiện bạn là người lịch sự, hiểu chuyện và rất tôn trọng người khác, khi viết email cần chú ý đến những vấn đề sau:

  1. Cân nhắc xem liệu một chiếc email có thực sự là cần thiết?

Nếu email là cách giao tiếp hiệu quả nhất thì hẵng nên sử dụng. Bạn có thể nói chuyện trực tiếp, gọi điện hay gửi tin nhắn để giải quyết công việc nhanh hơn.

  1. Tạo 2 tài khoản email cho công việc và cuộc sống thường ngày

– Nếu như bạn gửi thư cho bạn bè, người thân, có thể sử dụng những từ ngữ như “hi”, “thanks”, “cool”,…

– Nếu viết cho sếp hay đồng nghiệp thì bạn lại cần những từ ngữ trang trọng như “dear”, “regard”,…

  1. Xác định rõ mục đích viết email

Xác định rõ mục đích của mình là gì trước khi viết email sẽ giúp cho email của bạn có bố cục rõ ràng với một thông điệp bạn muốn truyền tải.

  1. Viết email bằng tiếng Anh phải có đầu có đuôi

Hãy dùng từ “Dear” ở đầu tiên, sử dụng “Please” khi yêu cầu một hành động nào đó và kết thúc email bằng “Best regards” hoặc “Regards”.

  1. Thêm một câu văn thể hiện tính lịch sự

Để hỏi thăm hay chúc sức khỏe đối tác của mình như “How are you doing?” hay “I hope you are doing well”. Những câu này sẽ thể hiện được sự thân thiết mà vẫn giữ được tính lịch sự của bức thư.

  1. Không viết tắt trong email tiếng Anh

Thay vì sử dụng các cụm như I’m, We’re, Don’t,… bạn cần phải viết rõ ra là I am, We are, Do not,….

  1. Không lạm dụng các từ lóng tiếng Anh

Cũng giống như tiếng Việt, khi bạn viết email bằng tiếng Anh không được sử dụng tiếng lóng, tiếng địa phương sẽ gây khó hiểu, dễ hiểu nhầm.

  1. Tránh dùng “should”, “can”, “want”

Hãy sử dụng “would like” thay cho “will” và “could” thay cho “can”. Đặc biệt không nên dùng từ “should” khi viết email cho đối tác của bạn vì từ này sẽ tạo cho họ cảm giác như đang bị bạn “lên lớp” và điều này không hay một chút nào.

  1. Dùng câu ngắn trong email

Cách viết email bằng tiếng Anh tốt là hãy dùng các câu ngắn, tránh các câu phức có nhiều mệnh đề. Không giống như các bài luận hay các trang báo chí, email cần phải rõ ràng, mạch lạc.

  1.  Tuyệt đối tránh mắc các lỗi chính tả

Lỗi chính tả sẽ cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu sự tỉ mỉ trong cách làm việc.

  1.  Kiểm tra 1 lượt email của mình trước khi gửi

Bạn luôn luôn phải đọc lại xem mình có mắc lỗi ngữ pháp hay chính tả không, bức thư đã được diễn đạt một cách rõ ràng và đủ ý chưa, và cũng đừng quên kiểm tra file đính kèm nếu có. Rất nhiều người mắc phải việc gửi file đính kèm lỗi hay quên không gắn file, dẫn đến việc người nhận phải nhắn lại để xác nhận.

>>> Tham khảo: Mẫu đơn xin việc hay nhất 2020

Trên đây là cách viết email bằng tiếng Anh bạn cần ghi nhớ để thuận lợi trong làm việc, thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. Nếu bạn còn băn khoăn thắc mắc liên hệ thám tử uy tín Tâm Việt để chúng tôi giúp đỡ.