Chứng từ là gì? Vai trò như thế nào trong hoạt động doanh nghiệp

Hồ sơ năng lực dự thầu là gì? Gồm những loại giấy tờ nào?
Tháng Mười Một 8, 2019
Chức năng là gì? nhiệm vụ và quyền hạn cơ quan chức năng
Tháng Mười Một 9, 2019

Trong hoạt động kế toán của một công ty, doanh nghiệp. Chúng ta thường nghe nhắc đến hóa đơn, chứng từ. Vậy chứng từ là gì, có vai trò như thế nào trong hoạt động doanh nghiệp. Có những loại chứng từ nào phổ biến. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!  

Chứng từ là gì?

Chứng từ là Tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp. Nó là căn cứ  phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định. Dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý. Các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo:

  • Hiện vật
  • Lao động
  • Giá trị

Hay nói một các dễ hiểu thì chứng từ chính là: những giấy tờ phản ảnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán.

>>> Bạn cần tìm hiểu đối thủ và phân tích chứng từ đối thủ. Liên hệ ngay dịch vụ thám tử Tâm Việt để chúng tôi giúp bạn.

Hiện nay chứng từ tồn tại dưới 2 dạng thức cơ bản đó là:

  • Chứng từ bằng giấy
  • Chứng từ dữ liệu điện tử.

Chứng từ cũng bao gồm rất nhiều loại. Trong đó có thể có loại có giá và chuyển nhượng được. Hoặc cũng có những chứng từ không chuyển nhượng được. Mà chỉ phản ánh một phần hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

Thế nào là một chứng từ hợp lệ?

Một chứng từ hợp lệ là một văn bản phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:

Đảm bảo tính pháp lý

Một chứng từ đảm bảo tính pháp lý là khi có chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Điều này phòng ngừa trường hợp nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên. Thì đây sẽ là bằng chứng và là cơ sở pháp lý để phân xử đúng, sai mà các bên không thể chối cãi được

Đảm bảo tính pháp luật

Một chứng từ chỉ có giá trị khi nó được tuân thủ đúng với quy định. Về loại chứng từ đó của nhà nước. Ví dụ như hóa đơn giá trị gia tăng, nếu bạn làm sai thì nó trở nên vô giá trị.

Đảm bảo tính trung thực

Là căn cứ chứng minh cho giao dịch kinh tế trong hoạt động của nhà nước. Của doanh nghiệp, chính vì vậy những sự kiện ghi lại trong chứng từ. Phải đảm bảo phải là có thực, không được bịa đặt.

Tính rõ ràng

Để tránh những hiểu lầm không đáng có. Chứng từ nên ghi đầy đủ nội dung, cụ thể, dể hiểu, không đa nghĩa khiến người đọc hiểu lầm.

Tuỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh khác nhau mà có các chứng từ khác nhau. Có thể chỉ một văn bản chứng từ cũng là đầy đủ cho một nghiệp vụ. Và cũng có những nghiệp vụ phải có nhiều loại văn bản chứng từ đi cùng với nhau mới tạo thành một bộ chứng từ đầy đủ.

Vai trò của chứng từ trong hoạt động doanh nghiệp.

Đối với hoạt động tài chính kế toán doanh nghiệp. Chúng ta có thể thấy rằng chứng từ là :

  • Một hối phiếu
  • Một yêu cầu trả tiền
  • Chứng từ về quyền sở hữu
  • Chứng khoán
  • Đầu tư
  • Hoá đơn

Chứng thực vi phạm hoặc bất kỳ bằng chứng nào của dữ kiện, luật, quyền hoặc ý kiến mà khi xuất trình chúng (bằng giấy tờ hoặc phương tiện điện tử)

Còn đối với bộ phận nhân sự chứng từ. Có thể là phiếu đăng ký tăng ca, đơn xin nghỉ phép dài hạn, phiếu đăng ký đổi ca…

Chính vì những lý do này mà chứng từ được coi là văn bản quan trọng thể hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra, giống như nhân chứng của một vụ án. Chứng từ cũng chính là bằng chứng chủ yếu ghi lại các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi DN. Từ các văn bản này mà người ta có thể nhìn ra tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách chuẩn xác nhất. Ăn nên làm ra hay kinh doanh sụt giảm đều được chứng từ thể hiện. Từ đó, giúp doanh nghiệp cân nhắc những bước đi tiếp theo, nên đầu tư theo hướng nào, cắt giảm ngành gì, phát huy điểm mạnh ở đâu và bịt lỗ hổng ở đâu…

Chứng từ được quản lý thế nào

Bởi vĩ có liên quan chặt chẽ đến nghiệp vụ kế toán cho nên chứng từ cần được quản lý một cách chặt chẽ. Việc quản lý tốt chứng từ còn thể hiện quy trình chặt chẻ của DN. Tránh lảng phí và các trường hợp bị đối tượng xấu lợi dụng kẻ hở nhằm gian lận tiền của. Rò rỉ bí mất công nghệ vào tay đối thủ.

Bởi vì nó vô cùng quan tọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nên việc bảo mật thông tin chứng từ có thể nói là vấn đề mà tất cả các nhà quản lý đều phải quan tâm. Bởi nó có thể giúp một doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Hay dìm một doanh nghiệp đến bước đường phá sản trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

LỜI KẾT

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về câu hỏi chứng từ là gì. Chứng từ quan trọng như thế nào với doanh nghiệp.  Nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào các loại chứng từ thì có thể tìm hiểu thêm thông tin bằng cách click vào đường link chứng từ là gì của chúng tôi nhé. Mọi thông tin thắc mắc xin liên hệ văn phòng thám tử & cung cấp luật Tâm Việt. Hotline :0945 04 9933 – 0983634000

BÁO GIÁ